Bảo mật dữ liệu khi dùng AI văn phòng: 5 nguyên tắc thực dụng

AI văn phòng chỉ hữu ích khi bạn đưa đủ ngữ cảnh. Nhưng không phải tài liệu nào cũng nên dán nguyên văn vào chat. Năm nguyên tắc dưới đây giúp bạn dùng AI mà không tạo ra sự cố dữ liệu.

1. Phân loại trước khi dán

Chia tài liệu thành ba nhóm:

• Công khai: nội dung marketing, tài liệu sản phẩm, bài viết đã xuất bản.
• Nội bộ: kế hoạch, quy trình, báo cáo chưa công bố.
• Nhạy cảm: dữ liệu cá nhân, bảng lương, hợp đồng, thông tin khách hàng, mã nguồn độc quyền.

Nhóm công khai dùng thoải mái. Nhóm nội bộ cần tài khoản doanh nghiệp và quy định rõ. Nhóm nhạy cảm chỉ dùng khi có phê duyệt và biện pháp che dữ liệu.

2. Ẩn danh trước khi gửi

Thay tên thật bằng nhãn: Khách hàng A, Nhân viên B, Dự án X. Giữ cấu trúc, số liệu và câu hỏi cần phân tích.

Ví dụ, thay vì dán nguyên hợp đồng có tên đối tác, hãy gửi phần điều khoản đã bỏ tên và số hợp đồng. Bạn vẫn nhận được phân tích về thời hạn, nghĩa vụ và rủi ro.

3. Giới hạn quyền và thời gian lưu

• Dùng tài khoản riêng cho công việc, không dùng chung mật khẩu với đồng nghiệp.
• Kiểm tra công cụ có lưu lịch sử bao lâu và có cho xóa không.
• Với tài liệu nhạy cảm, xóa cuộc hội thoại sau khi dùng nếu công cụ cho phép.
• Không cấp quyền truy cập cả ổ đĩa cho agent nếu chỉ cần một thư mục.

4. Đọc chính sách của nhà cung cấp

Ba câu cần trả lời:

1. Dữ liệu có được dùng để huấn luyện không?
2. Dữ liệu được lưu ở đâu và trong bao lâu?
3. Có cam kết nào bằng văn bản cho gói bạn đang dùng không?

Đừng suy ra từ một bài blog. Đọc trang chính sách và điều khoản của gói cụ thể.

5. Chuẩn bị kịch bản khi có sự cố

Nếu lỡ gửi dữ liệu nhạy cảm:

• Xóa cuộc hội thoại và tệp đã tải lên.
• Ghi lại thời điểm, phạm vi dữ liệu và công cụ đã dùng.
• Báo cho người phụ trách dữ liệu trong tổ chức.
• Đổi thông tin đăng nhập nếu dữ liệu gửi đi có thể dùng để truy cập hệ thống.

Áp dụng vào Wisa

Wisa hiển thị mô hình đã dùng và chi phí từng lượt để bạn biết dữ liệu đi đâu. Với tài liệu nội bộ, hãy dùng tài khoản của tổ chức, đặt quy tắc ẩn danh và kiểm tra lại phần nhạy cảm trước khi gửi ra ngoài.

Không có công cụ nào thay bạn chịu trách nhiệm về dữ liệu. Nguyên tắc vẫn là: phân loại, tối giản, ẩn danh, kiểm tra.