Hoá đơn dịch vụ AI: mười nội dung bắt buộc trên hoá đơn điện tử

Hoá đơn điện tử cho dịch vụ AI phải có đủ mười nhóm nội dung theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ký hiệu mẫu số đến chữ ký số của người bán. Sai sót hay gặp nhất không phải thiếu tên người bán, mà là tên hàng hoá ghi quá chung nên không đối chiếu được với hợp đồng. Bài này không phải tư vấn thuế.

Vì sao dịch vụ AI cần hoá đơn như mọi dịch vụ khác

Dịch vụ AI là một dịch vụ có thu tiền, nên nó không có ngoại lệ về chứng từ. Bạn trả tiền để nhận hạn mức CUBE hoặc để dùng model qua API, và bên bán phải lập hoá đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Điểm khác biệt nằm ở cách mô tả hàng hoá. Một gói AI không phải một món hàng hữu hình, cũng không phải một phần mềm cài trên máy. Nó là một hạn mức sử dụng trong một khoảng thời gian, kèm quyền truy cập một danh mục model.

Vì vậy hoá đơn cần mô tả được ba thứ: tên gói, hạn mức đi kèm, và kỳ sử dụng. Thiếu một trong ba, kế toán sẽ phải hỏi lại, và hồ sơ chậm lại đúng vào lúc bạn cần quyết toán.

Mười nhóm nội dung bắt buộc trên hoá đơn điện tử

Nhóm	Nội dung	Cách ghi với dịch vụ AI	Sai sót thường gặp
1	Tên hoá đơn	Hoá đơn giá trị gia tăng	Ghi tên sai loại hoá đơn
2	Ký hiệu hoá đơn và ký hiệu mẫu số	Theo dải ký hiệu đã đăng ký	Thiếu ký hiệu mẫu số
3	Số hoá đơn	Số duy nhất trong kỳ	Trùng số với hoá đơn khác
4	Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán	Pháp nhân bán hạn mức	Ghi tên thương mại thay tên pháp nhân
5	Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua	Đúng pháp nhân trả tiền	Ghi tên cá nhân đã đặt mua
6	Tên hàng hoá, dịch vụ	Gói và hạn mức cụ thể	Ghi "dịch vụ phần mềm"
7	Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền	Gói/tháng, số CUBE, giá gói	Số lượng ghi 1 nhưng hạn mức 940 CUBE
8	Thuế suất và tiền thuế	Theo quy định áp cho dịch vụ	Bỏ trống dù có thuế
9	Tổng tiền thanh toán	Khớp chứng từ ngân hàng	Lệch do làm tròn
10	Thời điểm lập và chữ ký số người bán	Ngày lập thật, ký số đầy đủ	Thiếu chữ ký số

Cách gộp ở đây để dễ đọc; danh mục pháp lý đầy đủ nằm ở Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Khi có tranh chấp, văn bản là căn cứ, không phải bảng trong bài này.

Cách ghi tên hàng hoá cho dịch vụ token và hạn mức

Tên hàng hoá là dòng gây nhiều sửa đổi nhất. Cách ghi an toàn là theo cấu trúc: tên gói, hạn mức, kỳ sử dụng.

Ví dụ với gói Developer: "Hạn mức 940 CUBE gói Developer, kỳ 01/11/2026 đến 30/11/2026", đơn giá 799.000đ, số lượng 1. Với gói Trải Nghiệm: "Hạn mức 300 CUBE gói Trải Nghiệm", đơn giá 300.000đ.

Nếu bạn mua bản WISA-Only, tên hàng hoá phải thể hiện phạm vi hẹp hơn, vì bản này bằng nửa giá và nửa CUBE so với bản đầy đủ. Ghi sai phạm vi làm hợp đồng và hoá đơn không khớp.

Với dịch vụ trả sau theo token, tên hàng hoá nên ghi "phí sử dụng token theo bảng giá" kèm kỳ đối chiếu. Số tiền trên hoá đơn khi đó là tổng của nhiều dòng sử dụng, và bảng kê sử dụng là tài liệu giải thích con số đó.

Sai sót thường gặp và cách sửa

Sai sót thứ nhất là tên hàng hoá quá chung. "Dịch vụ phần mềm" không nói được gói nào, hạn mức bao nhiêu, nên không đối chiếu được với hợp đồng 940 CUBE. Cách sửa là yêu cầu người bán xuất lại với tên đầy đủ.

Sai sót thứ hai là người mua ghi sai pháp nhân. Hoá đơn ghi tên cá nhân đã đặt mua thay vì pháp nhân trả tiền là lỗi phổ biến khi mua qua thẻ. Cách sửa là lập hoá đơn thay thế với đúng thông tin người mua.

Sai sót thứ ba là bỏ trống cột thuế. Nếu dịch vụ thuộc diện chịu thuế, cột thuế suất và tiền thuế phải có. Bài này không nêu mức thuế suất, vì mức áp dụng phụ thuộc loại dịch vụ và thời điểm.

Sai sót thứ tư là tổng tiền lệch chứng từ ngân hàng. Lệch một vài đồng do làm tròn cũng là lệch, và nó làm kế toán phải đối chiếu lại.

Khi nào cần hoá đơn điều chỉnh

Hoá đơn điều chỉnh dùng khi sai số tiền hoặc tiền thuế. Nó giữ hoá đơn gốc và ghi phần chênh lệch, nên bạn vẫn thấy cả hai con số trong hồ sơ.

Hoá đơn thay thế dùng khi sai các nội dung khác, ví dụ sai tên người mua, sai tên hàng hoá, sai ký hiệu. Nó huỷ giá trị hoá đơn gốc và thay bằng nội dung đúng.

Cả hai đều do người bán lập, không phải người mua. Vì vậy việc bạn cần làm là kiểm tra ngay khi nhận hoá đơn, trong thời hạn yêu cầu mà nhà cung cấp công bố. Với Wisa, yêu cầu hoá đơn gửi trong 72 giờ qua support@winsell.vn.

Bài hoá đơn do ai lập phân biệt ba bên dễ nhầm; bài hoá đơn OpenAI nói về biên lai quốc tế; bài hạch toán chi phí mua token nói về ba điều kiện của khoản chi. Bảng giá ở bảng giá gói Wisa và bảng giá token.

Giới hạn của bài này

Bài này không phải tư vấn thuế, không nêu thuế suất và không khẳng định mức phạt. Những nội dung đó phụ thuộc loại hình doanh nghiệp, loại dịch vụ và thời điểm áp dụng.

Bài cũng không thay thế văn bản pháp luật. Danh mục mười nhóm nội dung ở trên là cách trình bày để dễ đọc; khi cần đối chiếu, hãy đọc Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Cuối cùng, giá trong bài là ảnh chụp ngày 30/10/2026. Tên gói và hạn mức có thể đổi, nên đối chiếu lại trang giá trước khi yêu cầu hoá đơn.