Viết email chăm sóc khách hàng bằng Wisa

Email chăm sóc khách hàng khó ở chỗ phải đúng cả thông tin lẫn cảm xúc. Wisa giúp bạn có bản nháp nhanh, nhưng giọng điệu và cam kết vẫn do bạn quyết định.

Ba tình huống thường gặp

• Xin lỗi: sự cố giao hàng, lỗi dịch vụ, chậm phản hồi.
• Nhắc việc: thanh toán, gia hạn, tài liệu còn thiếu.
• Cảm ơn: sau mua hàng, sau cuộc họp, sau phản hồi.

Quy trình

1. Ghi rõ mục tiêu email: xin lỗi, nhắc hay cảm ơn.
2. Cung cấp dữ kiện: chuyện gì xảy ra, đã xử lý đến đâu, bước tiếp theo.
3. Dán 2 email mẫu đã duyệt để Wisa bắt chước giọng.
4. Yêu cầu bản nháp dưới 150 từ, một lời kêu gọi hành động duy nhất.
5. Kiểm tra lại cam kết, mốc thời gian và tên riêng.

Prompt mẫu

Viết email xin lỗi khách hàng vì đơn hàng giao chậm 2 ngày. Giọng lịch sự, không dài dòng, nhận trách nhiệm nhưng không hứa bồi thường ngoài chính sách. Nêu bước tiếp theo và mốc thời gian cụ thể. Dưới 150 từ. Đây là 2 email mẫu cùng giọng: ...

Những câu không nên để AI tự viết

• Cam kết hoàn tiền hoặc bồi thường.
• Thời hạn xử lý chưa được xác nhận.
• Thông tin pháp lý hoặc bảo mật.
• Lời xin lỗi nhận lỗi sai chưa được xác minh.

Kiểm tra trước khi gửi

Đọc to lên. Nếu nghe như thông cáo của một công ty vô danh, hãy sửa lại. Email tốt có một người viết, một lý do và một việc cần làm.